Externaliser la gestion des visites médicales des salariés

Comment externaliser efficacement la gestion des visites médicales

Devis et contact  

A partir de 2017, la réglementation sur la surveillance médicale des salariés évolue, la visite initiale d'embauche, le suivi des risques au travail ... voir notre dossier :

Visites de surveillance médicale

Externaliser la gestion des visites médicales

Les objectifs de l’externalisation de la gestion des visites médicales

Externaliser la gestion des visites médicales avec Omag Consulting, c’est profiter d’une méthodologie qui aborde l’ensemble des phases du suivi médical des salariés.
Omag Consulting en tant que prestataire dédié à l’externalisation des ressources humaines est un acteur incontournable si vous souhaiter externaliser la gestion des visites médicales de vos salariés. L’entreprise s’engage à gérer efficacement les visites médicales des salariés des entreprises qui lui font confiance depuis 2005.

Depuis le 1er janvier 2017 le nouveau décret (décret n° 2016-1908 du 27/12/2016) est entré en vigeur, de nouvelles règles s’appliquent à la surveillance médicale des travailleurs, si certaines obligations ont été allégées pour les employeurs, il n'en demeure pas moins que l'employeur est tenu à une obligation générale de sécurité de résultat et doit veiller à la protection de la santé des travailleurs.

Externaliser la gestion des visites médicales suivant une méthodologie qui se décompose en 4 phases :

L’état des lieux avant d’externaliser
Avant d’externaliser la gestion des visites médicales, un point précis est effectué avec l’entreprise afin de mieux cerner ses besoins.
Voici quelques-uns des points qui sont abordés :

  • Quelle est l’activité du client et quelle est la structure de l’entreprise (sites, magasins, centres de profits, agences, filiales …) ?
  • Quels sont les métiers des salariés, quelle est la répartition entre SMS et SMR ?
  • Quel est le turnover des salariés et quelles sont les embauches prévues ?
  • Quel est le pourcentage de personnel à jour de visite médicale ?
  • Combien y-a-t-il de centre de visites médicales à gérer, y-a-t-il des difficultés particulières dans les relations avec ceux-ci ?
  • Le personnel est-il itinérant, travaille-t-il sur site ?
  • Quels sont les axes d’amélioration ?
A l’issu de ce premier état des lieux, un plan de travail sur douze mois est proposé au client qui souhaite externaliser sa gestion des visites médicales, afin de définir les objectifs, les conditions et les moyens à mettre en place.

L’intégration des données pour gérer les visites médicales

L’intégration des données des salariés
Il s’agit de transférer les données essentielles à la bonne gestion des salariés, ces données permettront de lancer la planification des visites médicales (Date d’embauche, type de visites, dernières visites médicales, affectation à un centre, affectation à un site, à un magasin …

L’intégration des données des centres de médecine du travail
Il s’agit à cette étape d’enregistrer les données existantes concernant les centres de médecines, médecins, lieux de rdv, spécificités des centres ( types de visites médicales pratiquées)

L’intégration de l’environnement hiérarchique du salarié
Nous intégrons les données concernant la hiérarchie du salarié dans le cas où l’entreprise qui externalise souhaite que de la transmission des copies de convocation aux visites médicales, soit effectuée soi aux différents responsables opérationnels ou fonctionnels du salarié ou soi aux responsables des ressources humaines.

Nota : l’ensemble de ses données sont sécurisées et protégées, elles peuvent être consultables par le client qui a fait le choix d’externaliser sa gestion des visites médicales. Les données peuvent être partagées avec différents utilisateurs qui auront différents niveaux d’accessibilité définies par le client, et ce 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 grâce à notre interface web.

La planification des prises de rendez-vous et suivi des visites médicales

La gestion des planning des visites médicales, la plannification des visites d’information et de prévention lors de l'embauche, les visites périodiques mais aussi la gestion des cas particuliers ( depuis 2017 l’examen médical d’aptitude à l’embauche dans le cadre de la gestion du suivi individuel renforcé, la visite de reprise, visite à la demande du salarié ou de l’employeur, mutation de poste …) est gérée par un responsable de dossier, véritable interface pour votre entreprise.

Les convocations aux visites médicales et les rappels se font par envois d’email et/ou par SMS échelonnés à la demande du client, elles sont adressées directement à l’interlocuteur concerné, et / ou à son / ses référents. Dans certains cas où impératifs, le salarié peut être contacté directement en sortant du processus habituel d’envois automatisés, notamment dans le cadre de report de rendez-vous.

La gestion des aptitudes et inaptitudes, les retours d’informations, les non-présentations, sont prises en charge par l’équipe qui gère les visites médicales pour le compte de l’entreprise, toutes ces informations sont enregistrées dans le système informatique de gestion et de partage des données.

Dans certaines situations répétitives de non présentation d’un salarié, les responsables des ressources humaines et /ou le responsable hiérarchique sont informés directement par le responsable du suivi du dossier.

Externaliser c’est aussi assurer la gestion des relations avec les centres de visites médicales du travail et les professionnels de la santé au travail

Dans le cadre du suivi, le choix d’un centre en fonction de la proximité des salariés par rapport aux lieux où ils passeront leur visite, la recherche de nouveaux centres, les annulations et les reports de visites, sont autant de points qui sont pris en compte dans les interrelations avec les professionnels de la santé au travail et les salariés pour optimiser l’efficacité de la prestation.

Omag Consulting spécialiste pour externaliser la gestion des visites médicales Un prestataire pour externaliser et gérer les visites médicales des salariés Externaliser la gestion de la visite médicale avec souplesse et efficacité