L’externalisation partielle ou totale de son service administratif est courante pour les entreprises qui souhaitent gagner en compétitivité. Que ce soit de façon ponctuelle, quand l’entreprise n’a pas les moyens humains en adéquation avec ses besoins dans le cadre d’un accroissement d’activité, ou dans le cadre d’une restructuration, cette externalisation permet d’assurer la gestion administrative de façon optimale.

Que signifie « Externaliser son service administratif » ?

Au premier plan, les entreprises qui ont recours à l’externalisation des fonctions administratives sont en recherche d’une optimisation, de rentabilité et de performance. En faisant appel à un prestataire tel qu’Omag Consulting les entreprises se donnent ainsi les moyens de se concentrer sur leur cœur de métier.

Hier encore assimilé à du secrétariat à distance ou télé-secretariat, l’externalisation dépasse aujourd’hui très largement ce cadre, notamment par les tâches confiées qui peuvent selon les cas être très diversifiées et par conséquent demandent un partenariat étroit, une maitrise technique et surtout une parfaite connaissance de l’environnement où opère l’entreprise utilisatrice.

L’externalisation connue aussi sous le nom d’outsourcing, n’est donc pas uniquement un phénomène lié à la seule recherche d’économie de coûts même si celle-ci est une réalité de fait.

L’externalisation se positionne comme un véritable facteur de développement dans une stratégie à long terme. L’externalisation associe des partenaires pour leurs capacités à offrir des services complémentaires, de par leur spécialisation, leur  professionnalisme, et leur capacité à évoluer dans un environnement tertiaire en pleine mutation technologique, passant ainsi d’une notion de coût de la gestion administrative à une notion de véritable valeur ajoutée.

Différence entre externalisation du service administratif et sous-traitance

L’externalisation du service administratif d’une entreprise se différencie de la sous-traitance administrative par le transfert d’activité stratégique à des prestataires.

En effet, la sous-traitance consiste en une simple demande d’exécution de tâches à des personnes pour une surcharge de travail ponctuelle. C’est par exemple le cas lors de la création d’une brochure, ou d’une traduction d’un document. Ces tâches administratives sont ponctuelles et ne demandent pas de personnel à temps plein.

A contrario, dans le cadre de l’externalisation, l’entreprise délègue une partie de son savoir-faire à un prestataire tout en gardant le contrôle des opérations et en bénéficiant de l’apport des moyens mis en œuvre. Cette externalisation permet d’avoir une gestion administrative en temps partagé avec d’autres entreprises, et donc d’avoir un coût et une utilisation correspondant aux besoins.

Domaines d’externalisation

Omag Consulting, a été fondée en 2005, par Nicole Vignon Delettre et dès sa création l’entreprise s’est engagée sur la voie de l’externalisation avec quatre grands axes :
1.            L’externalisation des fonctions administratives à fortes valeurs ajoutées
2.            L’externalisation des ressources humaines, avec en particulier l’externalisation du suivi des visites médicales
3.            L’externalisation de l’administration des ventes
4.            L’accompagnement des entreprises étrangères dans la création de bureaux de liaison en France.

Pour aller plus loin dans votre réflexion pour l’externalisation

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